Kuidas korraldada edukat ja meeldejäävat seminari?

Seminarid on ärimaailmas väga olulised, sest need annavad võimaluse jagada teavet ja õppida teistelt. See aitab teil ettevõttena suurendada oma usaldusväärsust ja tuua ettevõttele rohkem kliente. Ühel või teisel viisil võib seminar ka tulu teenida, muutes selle korraldamise heaks võimaluseks oma ettevõttele passiivset tulu teenida. Samas vajab korraldamise protsess palju planeerimist ja korralikku turundust. Oluline on meelitada oma seminarile sobivad inimesed ja eeldada, et nad saavad rahulolu nii vajalikest teadmistest kui ka üldisest kogemusest.

Olenemata sellest, kas plaanite korraldada oma esimest või isegi sajandat seminari, on eduka seminari planeerimine alati raske ülesanne. Seetõttu toomegi teieni mõned aspektid, mida jälgida seminaride korraldamisel, mis teevad loodetavasti korraldamise veidi lihtsamaks.

1. Planeerige võimalikult varakult

Kui olete ettevõte, mis plaanib seminare korraldada regulaarselt, võib-olla kord kuus, kord kvartalis või kord aastas, on väga oluline need ette planeerida. Peate tagama, et valitud kuupäev sobiks iga eeldatava külalise jaoks ja et see ei segaks nende kalendrit. Varajane planeerimine aitab teil leida aega ka koha õigeks valimiseks. See aitab vältida toimumispaigast ilmajäämist, eriti kui see on alati ürituste jaoks eelistatud koht. Lisaks läheb aega sobiva teema leidmiseks, mis oleks piisavalt asjakohane, et meelitada ligi hea publik. 

2. Vali seminari jaoks teema

Teie ürituse teema määrab ülesehituse, sihtrühmad ehk osalejad, külalised ja turundusliku lähenemisviisi. Üldjuhul osalevad teatud tööstusharu ärikonverentsil või seminaril need, kes tegelevad selles valdkonnas äritegevusega või selle valdkonna ettevõtete sihtkliendid.

Lisaks määrab teie ärikonverentsi või seminari teema reklaamimiseks kasutatavate turunduskanalite tüübi ja turundusmeeskonna moodustavad isikud. Näiteks Internetiturunduse teemaline ärikonverents või seminar sõltub suure tõenäosusega veebiturunduse kanalitest, kuna sihtrühmani on võimalik jõuda tõhusamalt veebis.

3. Vali koht

Teie ärikonverentsi või seminari toimumiskoha valik sõltub mitmest tegurist. Nende hulka kuuluvad eeldatav osalejate arv, aukülaliste või rahvusvaheliste külaliste kohalolek, tegevused ürituse ajal jne.

Tavalise umbes 100–200 osalejaga ärikonverentsi või seminari saab hõlpsasti korraldada hotelli seminariruumis, võib-olla klassiruumis või teatristiilis. 500–1000 või enama osalejaga üritused nõuavad aga suurt saali, auditooriumi või konverentsikeskust.

Kuna viimasel hetkel ei pruugi enam head ja mahukad seminariruumid vabad olla, siis tasub sellele varem mõtlema hakata. Samas on Work in Peace ruumide rentimine lihtne ning võtab vaid mõne minuti, seega ei pea muretsema kui ruumi rentimine isegi kiiruga ununes. Ruumide rentimiseks Tallinnas pakub WIP ehk Work In Peace just ideaalseid seminariruume.

4. Koosta turundusplaan

Kui seminarile on oodata suurt publikut, vajab üritus kindlasti turundusplaani, mis algab selle kindlaksmääramisega, kas teie seminaril on osalejate meelitamiseks palju nõudlust või mitte. Isegi kui korraldate ettevõttesisest töötuba, peate välja selgitama põhjused, miks inimesed peaksid teie üritusel osalema. 

Samuti peaksite määrama, kuidas jõuate osalejateni ja kui palju nendeni jõudmine teile maksma läheb. Kas jõuate nendeni otse trükireklaami, posti või sotsiaalmeedia turunduse kaudu? Samuti peate määrama, kui palju osalejatelt tasu võtta. Samas peate arvestama, et seminari või töötoa korraldamise eesmärk määrab, kas seminaril osalemine on tasuta või tasuline.

5. Määra seminari sisu

Enne seminari korraldamist või ettekande tegemist peate esmalt kindlaks määrama, mis on teie teema, kust teavet hangite, kes seda edastab ja kuidas teavet rahvale esitatakse. Võimalik, et peate lisama ka programmi või päevakava koos seminari iga osa algus- ja lõpuajaga. Ärge unustage lisada pause. Kirjutage ka vajalike materjalide loend, näiteks töövihik, esinejad, keda kutsute, ja loengute jaotusmaterjalid.

6. Koosta nimekiri logistikast, mida ürituse jaoks vaja läheb

Märkige üles asukoha või koha broneerimise maksumus ja korraldage istekohad, registreerimislaud, audiovisuaalsed vajadused, projektor ja suupisted. Teie asukoha valikust sõltub ka see kas peate tooma toidu ja joogid ise või saate kasutada kohapealset toitlustamist.

6. Koosta ja saada kutsed

Teie kutsed võivad ulatuda lihtsast Microsoft Wordi väljatrükist kuni professionaalse graafikadisaineri loodud uhke kujunduseni. Kõik sõltub teie konverentsi või seminari suurusest ja formaalsusest.

Et anda osalejatele piisavalt aega oma kohalviibimise planeerimiseks, peate saatma neile kutsed nädalaid enne ürituse algust. Kuid ärge tehke seda nii palju ette, kuna nad võivad enne tegeliku kuupäeva saabumist unustada. Teise võimalusena võite saata oma kutsed meili teel. Kuid pidage meeles, et mõned adressaadid ei pruugi rämpsposti liiga innukate filtrite tõttu meilikutseid saada.

7. Alusta turundust

Turundus on ärikonverentsi või seminari korraldamisel kõige kriitilisem ja keerulisem ülesanne ning see on teie ürituse õnnestumise kõige olulisem tegur. Selle põhjuseks on asjaolu, et teie üritusele ilmuvate osalejate arv sõltub suuresti teie turundustegevusest. Samamoodi sõltub turundusest suuresti see, kas teie üritus saavutab oma eesmärgid või mitte. Seega peate muljetavaldava osavõtu kogumiseks võtma kasutusele õige turundusstrateegia.

Sõltuvalt teie sihtrühmast peate rohkem keskenduma kas veebipõhisele või võrguvälisele turundusele. Võrguühenduseta tehnikate hulka kuuluvad flaierite levitamine, reklaam ajalehtedes ja ajakirjades, reklaam televisioonis ja raadios jne. Veebitehnikad hõlmavad tasulist reklaami, sotsiaalmeedia turundust, meiliturundust jne.