Kuidas dokumente õigesti digiallkirjastada?

Digitaalajastu on endaga kaasa toonud revolutsiooni, kuidas me dokumente loome, jagame ja allkirjastame, muutes digiallkirjastamise asendamatuks osaks meie igapäevaelust. See protsess tagab nii dokumentide autentsuse ja turvalisuse kui ka kiirendab dokumentide vahetust. Eestis on digiallkirjastamine eriti populaarne tänu Smart-ID ja Mobiil-ID laialdasele kasutamisele, mis on saanud digitaalse identiteedi ja allkirjastamise sünonüümideks. Uurime lähemalt kuidas digiallkirjastada dokumente korrektselt ja efektiivselt.

Digiallkirjastamise tehnoloogilised alused

Digiallkirjastamine põhineb keerukal tehnoloogial, mida nimetatakse avaliku võtme infrastruktuuriks (PKI), mis kasutab kahte võtit – avalikku ja privaatset – et tagada dokumentide autentsus ja terviklikkus. Smart-ID ja Mobiil-ID on Eesti innovatsioon, mis võimaldab kasutajatel digitaalselt allkirjastada dokumente, kasutades selleks oma mobiiltelefoni või muud nutiseadet. Need meetodid on saanud populaarseks nii kasutusmugavuse kui ka kõrgetasemelise turvalisuse tõttu.

Digiallkirjastamise ettevalmistamine

Enne digiallkirjastamise protsessi alustamist on vajalik luua digitaalne identiteet, mis on Smart-ID ja Mobiil-ID kasutamise eelduseks. Selleks tuleb alla laadida vastav mobiilirakendus ja läbida isikutuvastuse protsess, mida saab teha kas pangakontoris või e-teeninduse kaudu. Pärast seda on vaja luua konto mõnel digiallkirjastamise platvormil, nagu Agrello, mis toetab mõlemat autentimisviisi ja pakub lihtsat võimalust dokumentide digiallkirjastamiseks.

Dokumendi ettevalmistamine allkirjastamiseks

Näiteks Agrello platvormil dokumendi ettevalmistamine algab lepingupõhja valimisest või uue dokumendi loomisest, mis on muudetav vastavalt kasutaja vajadustele. Kasutajad saavad lisada dünaamilisi välju, nagu kuupäevad ja osapoolte nimed, ning määrata kindlaks, kes peab dokumendi allkirjastama. Kogu protsess on lihtne ja kasutajasõbralik, mis tähendab, et ka täiesti algajad digiallkirjastajad saavad sellega hakkama.

Allkirjastamisprotsessi sammud

Digiallkirjastamise protsess Agrello platvormil algab dokumendi üleslaadimisega ja sellele allkirjastamise nõude lisamisega. Kasutades Smart-ID või Mobiil-ID rakendusi, tuvastab kasutaja enda isiku ja kinnitab allkirja oma seadmes, misjärel dokument on õiguspäraselt allkirjastatud. Kogu protsess on kujundatud nii, et see oleks turvaline ja vastaks kõikidele juriidilistele nõuetele.

Agrello kasutamise eelised

Agrello platvorm pakub mitmeid eeliseid digiallkirjastamisel, nagu aja kokkuhoid, vigade vähendamine ja võime reaalajas jälgida dokumendi staatust. Lisaks on Agrello turvaline, kasutades kaasaegseid krüptimise meetodeid kasutaja identiteedi ja dokumendi sisu kaitsmiseks, mis on eriti oluline konfidentsiaalsete dokumentide puhul. Agrello platvormi kasutamine tagab ka sujuva dokumendihalduse, võimaldades kasutajatel hallata kõiki oma allkirjastatud dokumente ühes kohas.

Agrello integreerimine olemasolevate tööriistadega

Agrello platvormi saab ühendada mitmete populaarsete tööriistadega, mis võimaldab dokumentide ettevalmistamist ja allkirjastamist otse nendes rakendustes, tuues digiallkirjastamise protsessi sinna, kus kasutajad juba töötavad. See integratsioon lihtsustab töövoogusid ja parandab dokumendihaldust, muutes Agrello veelgi võimsamaks tööriistaks igas suuruses ettevõtetele. Agrello API võimaldab ka kohandatud lahenduste loomist, et vastata spetsiifilistele ettevõtte vajadustele.

Digiallkirjastamise praktiline kasutamine

Digiallkirjastamine on leidnud rakendust paljudes valdkondades, alates müügilepingutest ja personalidokumentidest kuni õigusdokumentideni, muutes protsessid kiiremaks ja tõhusamaks. Smart-ID ja Mobiil-ID kasutamine muudab allkirjastamise protsessi mugavaks, võimaldades ettevõtetel ja eraisikutel säästa aega ja vähendada paberimajandust. Lisaks on digiallkirjastamine oluline samm edasi keskkonnasäästlikkuse suunas, vähendades paberi ja tindi tarbimist.